Libya: News and Views      LibyaNet.Com      Libyan music       Libya: Our Home
Libyan Community Association (LCA)
جمعية الجالية الليبية ـ مانشستر

الأحد 26 ديسمبر 2010

مشروع لائحة الإتصالات الرسمية بجمعية الجالية الليبية / مانشستر 

للجمعية عدة مستويات لإتخاذ القرار .. أو لتنفيذه .. أو لتغييره .. أو للتشاور حوله .. أو لنشره للإطلاع .. وبناء عليه فإن الجمعية تجتهد فى أن تنظم طرق التواصل والإتصال عبر هذه اللائحة . 

أولا : إتصالات مع الجهات الرسمية :

1ـ إتصالات مع بلدية مانشستر .. أو اي جهة رسمية داخل بريطانيا .. فهذه تتم بمعرفة وعن طريق رئاسة الجمعية .

2ـ إتصالات مع المؤسسات الإعلامية .. او نحوها .. فهذه تتم بمعرفة وعن طريق السكرتارية .

3ـ إتصالات مع المؤسسات والجمعيات الأهلية .. سواء الليبية داخل بريطانيا .. أو البريطانية.. فهذه تتم بمعرفة وعن طريق رئيس لجنة العلاقات العامة .

4ـ إتصالات بخصوص الملف المالي .. والحساب البنكي .. فهذه تتم بمعرفة وعن طريق رئيس اللجنة المالية .

5ـ إتصالات بخصوص تنفيذ عقود مناشط الجمعية وإجتماعاتها.. وهذه تتم بمعرفة وعن طريق رئيس لجنة المناشط والخدمات .

6ـ كل أشكال الإتصالات السابقة ينبغي أن تتم فى شكل المراسلات الرسمية .. وعبر بريد الجمعية الرسمي .. أو على عنوانها فى حال توفر لها مقر ثابت  .. وتعرض فى جلسات مجلس الإدارة .

7ـ توضع نسخة من كافة الإتصالات المكتوبة ( رسائل ) ( بريد ) ضمن ملف اللجنة المعنية .. أو السكرتارية .. وتعتبر من وثائق الجمعية .

8ـ لا يُعتد بالإتصالات الشفوية مع الجهات الرسمية .. ما لم يكن المعني بها قد كلف بشكل رسمي تضبطه وتنص عليه محاضر مجلس الإدارة  . 

ثانيا : إتصالات داخلية :

للتواصل مع أعضاء جمعية الجالية الليبية المسجلين رسمياً .. والذين تمثلهم الجمعية .. وتمنحهم قوانينها حقوق مناقشة والإطلاع على ملفات تسيير العمل بالجمعية .. فهناك أربعة طرق هي :

1ـ حضور جلسات الجمعية العمومية الدورية / السنوية  .

2ـ مراسلة الجمعية على بريدها الرسمي .

3ـ الإتصال هاتفيا على رقم الجمعية الرسمي .

4ـ مراسلتها على عنوان مقر الجمعية الرسمي ( لم يتوفر بعد).

5ـ ننبه الى ضرورة إحضار بطاقة العضوية لدخول إجتماعات الجمعية .. وكتابة رقم العضوية عند المراسلات البريدية .. أو المراسلة عبر عنوان مقر الجمعية ( حال توفره ) .

6ـ فى حالة المكالمة الهاتفية يجب تقديم رقم العضوية (إذا طلب من الإدارة ) .. وكذلك ننبه الى أننا غير ملزمين بالرد على المكالمات التى لا يظهر فيها رقم المتصل  .

7ـ يحق للعضو المسجل رسمياً .. التواصل المباشر مع أي من رؤساء اللجان الرئيسية .. وله الحق فى جلسات الإستماع عبر طلب رسمي يرسله الى بريد أو عنوان الجمعية يبدي فيه رغبته فى ذلك .

8ـ لكون العمل فى إدارة الجمعية تطوعي .. يترك لرئيس كل لجنة إختيار الزمان  المناسب لمقابلة أي من اعضاء الجمعية .. شريطة أن لا يتعارض مع إجتماعات مجلس الإدارة أو الجمعية العمومية . 

ثالثاُ : إتصالات عامة :

أـ يمكن لكافة الليبيين المقيمين ببريطانيا مراسلة الجمعية .. أو الإتصال بها عبر ( بريدها ) ( هاتفها ).. .. للإستفسار عن الأمور العامة المتعلقة بأهداف الجمعية .. أو تواريخ مناشطها .. أو الإستفهام عن بعض ما اشكل فى برنامج عملها .. أو عن كيفية الإشتراك فيها .. ونحو ذلك .. شريطة أن لا يصادم لوائح الجمعية الخاصة بإتصالات بالأعضاء .

ب ـ يمكن لكل ليبي مقيم ببريطانيا حضور جلسات الجمعية العمومية ( الدورية فقط ) من أجل التواصل المباشر مع مجلس الإدارة .. غير أنه لا يحق له التصويت .. وله ان يمارس دور ( نقدي / ناصح ) نرحب به أيما ترحيب .. سواء بشكل شخصي مباشر .. أو عبر بريد الجمعية.

ج ـ يمكن لكل ليبي مقيم ببريطانيا الحق فى التردد على مقر الجمعية ( حال توفره ) للتواصل معها .. أو مع اعضاء الجمعية .. أو مع بقية الجالية .

دـ التواصل مع الجمهور الليبي بشكل عام.. يتم عبر الإعلام المتاح للجمعية.. وعبر موقعها على شبكة الإنترنت (لم يتوفر بعد)

رابعا : إتصالات إدارية :

بما ان إدارة الجمعية تتكون من عدة لجان رئيسية .. ومن عدة لجان فرعية .. ورئاسة وسكرتارية  فإن عملية الإتصال بين مكونات الهيكل الإداري ستكون على النحو التالي :

أـ التنسيق والإتصال بين اللجان الرئيسية من مهام السكرتير وتحت إشراف رئاسة الجمعية .

ب ـ التنسيق والإتصال بين اللجان الرئيسية ( المالية ) ( العلاقات ) ( المناشط والخدمات ) ( لجنة شئون المرأة ) ، واللجان الفرعية من مهام رئيس كل لجنة .. فلا يحق للجان الفرعية الإتصال المباشر بمجلس الإدارة .. ولا باللجان الأخرى .. تحت أي عذر كان .. ما لم يرد تكليف من مجلس الإدارة بالخصوص .

ج ـ يحذر فى المراسلات الرسمية إستخدام البريد أو العنوان الشخصي .. ما لم يرد تخصيص من مجلس الإدارة لعذر قاهر ( كعدم وجود مقر للجمعية حتى الأن بالنسبة لعنوان المراسلات البريدية التقليدية) .

د ـ للتواصل المستمر توضع كافة اللوائح والقوانين والبرامج والإعلانات الخاصة بالجمعية بشكل ثابت فى مكان بارز على موقعها على الأنترنت .. مع مراعاة التنبيه لأي تغييرات أو تجديد فى المواعيد أو اللوائح .. وتوضع منها نسخة فى لوحة إعلانات الجمعية بمقرها ( حال توفره ) .

هـ ـ لمزيد من الشفافية .. تنشر أسماء وصور وهواتف وبريد كل مجموعة تنتخب لمجلس إدارة جمعية الجالية .. وتثبّت فى مكان بارز على موقع الجمعية يمكّن أي عضو  أو زائر لها من التواصل معهم . 

خامساً ملكية وسائل الإتصال المتاحة وعددها :

(1) وسائل الإتصال المتاحة للجمعية حتى الأن وهي بريد ألكتورني.. وهاتف نقال.. وموقع على شبكة الأنترنت (لم يتوفر بعد).. (2) كل وسائل الاتصال مملوكة بشكل حصري لجمعية الجالية الليبية .. (3) وتقع تحت إشراف مجلس الإدارة المنتخب فقط .. (4) وتدار بواسطة تكليف رسمي من مجلس الإدارة .. (5) ولا يحق تغيير ملكيتها تحت أي مبرر .. (6) ويصرف عليها من ميزانية الجمعية .. (7) ولا تستخدم فى الأغراض الشخصية . 

1ـ الموقع الألكتروني :

أ ـ الموقع الألكتروني الرسمي هو نافذة الجمعية على الجمهور والأعضاء .

ب ـ عنوان الصفحة الرسمية هو ( ينشر قريباً ).

ج ـ الإشراف على الصفحة يمنح للمتخصص بقرار من مجلس الإدارة.. وتدار بواسطة لجنة المناشط والخدمات.. وحدة الإعلام.

د ـ الصفحة مختصة تحديدا بنشاطات وإحتفالات وإعلانات ولوائح وبرامج وصور جمعية الجالية الليبية .. والأخبار الإجتماعية ذات العلاقة بالجمعية .. و بعموم أخبار الجالية فى المهجر ككل دون تحديد بلد.

هـ ـ تلزم كل إدارة بالحفاظ على الموقع وأرشيفه .. ومنها دفع قيمة الإشتراك السنوي للموقع.. من إشتراكات أعضاء مجلس الإدارة الشهرية..كون عدم الدفع يعني إنتهاء الموقع وبالتالي ضياع الأرشيف.

وـ متاح للصفحة أن تنشر خواطر وتعليقات أعضاء الجمعية .. ما دامت صالحة للنشر من الناحية الفنية .. وذات طابع إجتماعي.. ولم تحوي أموراً شخصية .. أو عبارات مسيئة لأي جهة أو شخصية أخرى. 

الهاتف النقال :

أ ـ رقمه هو (07534720225 ) .

ب ـ يستخدم فى التواصل مع عموم الجالية .

ج ـ يوضع فى كافة المراسلات الرسمية .

دـ يسلم مع نهاية الولاية للإدارة الجديدة .

هـ ـ تلزم كل إدارة بالحفاظ على الرقم عبر تجديد الرصيد . 

3ـ البريد الألكتروني :

أـ عنوان البريد الألكتروني الرسمي على شبكة الأنترنت هو LibyanAssociation@yahoo.co.uk .

ب ـ يستخدم فى جميع مراسلات الجمعية الرسمية والتواصل مع الأعضاء والجمهور .

ج ـ تسلم كلمة المرور ( Password) مع نهاية كل ولاية للإدارة الجديدة .

د ـ تلزم كل إدارة بالحفاظ على العنوان لعدم ضياع التواصل مع المؤسسات والأفراد .

هـ ـ جميع ما يحوي البريد فى خانة (المرسل ) أو ( المستقبل ) يمثل جزءً من أرشيف الجمعية .. وبالتالي لا يُسمح بإلغاء أي منها .. ويمكن فى نهاية كل ولاية تفريغه فى ملف خاص يضاف الى وثائق الجمعية . 

سادساً أجهزة الإتصال :

أجهزة الإتصال المملوكة للجمعية حتى تاريخ إعلان هذه اللائحة هي  :

أ ـ جهاز كمبيوتر نوع (Packard bell) عدد (1) .

ب ـ جهاز هاتف محمول نوع (LG . Mobile) عدد (1).

ج ـ جهاز هاتف أرضي نوع (Decor 210) عدد (1) .

دـ تضاف أي أجهزة اتصالات تشترى أو تمنح للجمعية الى هذا البند .

ي ـ كافة الأجهزة مملوكة للجمعية .. وتسلم كعهدة مع نهاية الولاية . 

سابعاً  المقررات :

أـ أقرّ مشروع هذه اللائحة بإجماع مجلس إدارة جمعية الجالية الليبية .

ب ـ تعرض اللوائح على الجمعية العمومية فى دورته الدستورية القادمة .

ج ـ يطلب من كافة الأعضاء تسجيل ملاحظاتهم عليها لمناقشتها فى الجمعية العمومية .

د ـ تنشر اللائحة فى وسائل الإعلام المتاحة للإطلاع .

ي ـ تنشر بقية اللاوائح ( المالية / الإنتخابات ) لاحقاً . 

 

عيسى عبدالقيوم

سكرتير جمعية الجالية الليبية

26 ديسمبر 2010م

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

روابط ذات صلة :

1ـ برنامج عمل وخطة تطوير : http://www.libya-watanona.com/news/lcoma/lc071110a.htm
2، مشروع لائحة الإجتماعات :
http://www.libya-watanona.com/news/lcoma/lc071210b.htm
3ـ مشروع لائحة العضوية  :  http://www.libya-watanona.com/news/lcoma/lc071210a.htm

ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

هاتف الجمعية :(07534720225) .. بريد الجمعية : (LibyanAssociation@yahoo.co.uk  ) 


Libya: News and Views      LibyaNet.Com      Libyan music       Libya: Our Home